Van vergaderitis tot vitameeting

De actie “vitameeting” wil medewerkers sensibiliseren en informeren over efficiënt en energievol vergaderen. Hiermee zorgt Boss Paints dat iedereen zijn verantwoordelijkheid opneemt en ervoor zorgt dat een vergadering waarop hij/zij aanwezig is een ‘Vitameeting’ ® is. Een vitameeting zorgt dat ze oplevert wat ze moet opleveren en dit met positieve energie voor alle deelnemers!

Er zijn diverse tools ontwikkeld die voor iedereen beschikbaar zijn en ook in de vergaderzalen terug te vinden zijn:
• toiletaffiche
• tentkaartjes, kaartje met 10 tips en lijst van de voorzitter in de vergaderzalen
• handleiding voor de voorzitter
• checklijst ter evaluatie van de meeting.

Een aantal medewerkers zijn gevraagd  om ambassadeurs van de vitameeting te worden. Dit zijn mensen die de zin en de moed hebben om vergaderingen beter/vlotter/energievoller proberen te laten verlopen.

Volgende tips voor efficiënt vergaderen werden onder meer verspreid onder de deelnemers en de voorzitter van een vergadering:
• Voorbereidingen vooraf door te sturen en door te nemen.
• Per agendapunt de vraag stellen wat de toegevoegde waarde ervan is en of het noodzakelijk om dit punt op de vergadering te bespreken.
• Kritisch zijn over de nodige aanwezigen.
• Op tijd starten en eindigen.
• Vergaderen op een positieve, creatieve, constructieve betrokken manier – Voel de energie en doe er iets mee!
 • Erken de rol van de voorzitter en help hem als vb:  hij vergeet samen te vatten, hij teveel afwijkt van het onderwerp, 1 vergadernemer het gesprek bemoeilijkt.
 • Respecteer iedere mening en onderbreek niemand (tenzij je het woord vraagt).
 • Stel verkennende vragen. Toon interesse en nieuwsgierigheid naar het standpunt (en hun achterliggende behoefte) van anderen.
 • Je standpunt steeds met argumenten staven (ten eerste, ten tweede, …, tenslotte…). Zorg ervoor dat je niet nodeloos in herhaling valt.
 • Realiseer jezelf welk type deelnemer je bent: het praterige of zwijgzame type, het agressieve of schuchtere type, de ja-knikker of de criticaster, de clown of de stokpaardberijder.
 • Corrigeer desnoods je houding indien de vergadering door jou niet vooruitkomt.
 • Steek je nek uit. Blijf niet aan de kant zitten. Anderzijds: doseer; bedenk: “Wat zal het positieve effect zijn op de ander van wat ik nu wil zeggen?”
• Als voorzitter positief ingrijpen: bij afdwalen onderwerp (evt. parkeren),  fluistergesprekken vermijden,  ingaan tegen onlogische/oneerlijke discussiemethoden,  roep mensen op om te luisteren, verkennende vragen te stellen i.p.v. snel in de argumentatie te vallen.
 • Als voorzitter iedereen aan het gesprek laten deelnemen:  door “open” vragen te stellen, denk aan types ‘vergaderaars’
•  Als voorzitter emotioneel geladen uitlatingen (oordelen naar anderen) vermijden en/of de waargenomen spanningen benoemen en evt. een time-out inlassen. Steek uw nek uit en neem standpunten, maar wel als vorm van geweldloze communicatie.
Observeer en benut emoties tijdens de meeting. Bevraag de behoefte die achter emotie zit. Exploreren van de emotie kan soms productiever zijn dan verder ploeteren in de inhoud en negeren van het veld.
• Als voorzitter oogcontact hebben met iedereen (cfr. zaalschikking).