Tevredenheidsenquête en evaluatie organisatiestructuur

In juni 2016 werd aan alle collega’s meegedeeld dat een externe HR consultant hen steekproefsgewijs zou bevragen over hun algemene werktevredenheid. De voornaamste doelstelling was om na een periode van intense groei een stand van zaken op te maken van de organisatie en de wijze waarop de werknemers deze organisatie ervaren. Dit moest toelaten om de sterktes, zwaktes, opportuniteiten en bedreigingen binnen Ingenium, vanuit persoonsgebonden invalshoeken, tegen het licht te houden. De bevragingen gebeurde zeer open en gingen niet gebukt onder een zware agenda, wat toeliet om alles bespreekbaar te maken (de koers van Ingenium, de waarden die er leven, de in- en uitstroom van mensen, de organisaties en functies, de opleidingen, de beloning, het leiding geven, de communicatie, enz.).

Nadat de input van 19 collega’s was gebundeld, werden de algemene bevindingen meegedeeld aan de Raad van Bestuur en het management. De CEO lichtte de bevindingen toe aan alle collega’s middels een presentatie die hij als volgt titelde: “De enige constante is verandering”. Op deze presentatie werd gewezen op het doel van deze reflectieoefening, nl. onze voortdurende focus op het doen van de juiste zaken (waardoor we genoopt zijn tot het kiezen van prioriteiten), en dat op de juiste manier (meer bepaald op een duurzame, efficiënte en mensgerichte manier). Verder werden de aspecten vanuit de SWOT toegelicht en werd het engagement uitgesproken om een actieplan uit te werken dat in maart 2017 zou worden gecommuniceerd. De voornaamste acties binnen dat plan waren het testen van nieuwe teamworkvormen, meer inzetten op instroombegeleiding, een breder opleidingsaanbod voorzien, betere communicatie en een systeemherziening voor de functioneringsgesprekken.

Daarnaast werd een nieuw invraagstellingstraject aangekondigd. Uit de rondvraag in 2016 werd immers duidelijk dat de stevige groei van de afgelopen jaren de vanzelfsprekendheid van vroeger gekozen structuren en rollen, weggenomen had. Omdat structuur een wezenlijke impact heeft op ieders functioneren werd er besloten om een apart traject op poten te zetten waarbij collega’s, uit alle mogelijke functies, vrijwillig mogen helpen meedenken over “Ingenium 2.0”. Concreet werden er 6 halve dagen ingevuld met 3 workshops en dit onder begeleiding van een externe consultant. De participanten dienden op hun beurt de collega’s die niet aan de oefening wensten/konden deelnemen, te informeren en feedback te verzamelen.

Gedurende de eerste workshop in februari mochten alle verwachtingen, lusten en lasten horende bij de huidige manier van werken overgemaakt worden. Op de tweede workshop werden de participanten ondergedompeld in een iets theoretischer bad over organisatieleer. Definities, principes, valkuilen en extreme voorbeelden van structuren werden voorgeschoteld. Daarmee werden de participanten voorzien van alle essentiële tools om hun nakende opdracht succesvol te vervulle nl. het bedenken van een realistische organisatiestructuur voor Ingenium 2.0. Deze - soms totaal verschillende - conceptstructuren werden tenslotte verdedigd en toegelicht tijdens de laatste workshop.

Met al deze input zal in mei/juni een vertaling gebeuren naar een concrete organisatievorm. Ingenium wordt hierbij ondersteund door Flanders Synergy, specialist in innovatieve arbeidsorganisatie.